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Pasos para la Formulación e Implementación
de un Proyecto de TIC en Educación
por Carlos Miranda Levy

1. Concepción y Conceptualización

  1. Marco Conceptual.
    • Definición de conceptos (visión amplia de la educación, eg.: construccionismo, ed. para toda la vida, ed. para el desarrollo sostenible, tic al servicio de la educación, etc.)
    • Revisión de literatura.
    • Revisión de experiencias exitosas y fallidas.
  2. Definición de Objetivos.
    • Definir claramente las metas a alcanzar y los objetivos de los sistemas de información y la página web a implementar.
    • Vinculados a la misión, visión y objetivos de la Institución y del Proyecto o de la Dependencia dentro de la Institución que implementa el proyecto.
    • Que permitan tener una idea clara del porqué, para qué, para quién y con quién del proyecto y saber bien claro lo que se espera lograr en términos generales.
    • Conviene dividirlos en objetivos formales (teóricos) de lo que se desea y metas concretas (prácticas y medibles).

2. Universo de Acción

El verdadero potencial de la tecnología no será alcanzado si ésta no sirve para vincular, promover y facilitar la interacción y vinculación entre los recursos humanos del sistema, sus instituciones y el resto de sus actores.

La aplicación de la tecnología debe brindar mecanismos para hacer posible la sinergia entre los actores, su expresión y participación en los procesos, así como promover y facilitar la producción, transferencia y uso del conocimiento.

Para ello debemos definir todos los actores del sistema y las relaciones entre ellos, contactarles directamente y conocer el rol de cada uno, sus necesidades, limitaciones, fortalezas y sus expectativas.
Debemos conocer no sólo los actores y beneficiarios directos de los proyectos y la tecnología, sino también las instituciones, comunidades y sectores y actores de la sociedad con los que se vinculan. Debemos involucrarlos en el proceso de definición de necesidades y objetivos y asegurarnos que los proyectos respondan a los mismos.

Pero no debemos limitarnos a la satisfacción de necesidades, sino que debemos también aprovechar las fortalezas existentes de los actores, así como generar nuevas fortalezas, y apoyar las iniciativas sobre las mismas.

Transmitiendo a los actores la noción de que nos importan y definiendo clara y específicamente los beneficios concretos del proyecto y las oportunidades de superación y crecimiento que les brinda la tecnología, vamos allanando el camino para la implementación y minimizando la resistencia al cambio.

  1. Levantamiento de Sectores y Actores Involucrados.
    • Esto incluye no solo los usuarios de los sistemas a implementar, sino a los que participan o se ven beneficiados o afectados directamente o indirectamente en los procesos relacionados e interactúan con los actores principales en etapas previas y posteriores a los procesos principales de nuestro análisis.
    • Desde este punto de vista, por ejemplo, los empleadores, los medios de comunicación, los proveedores, todos entran de alguna forma en nuestro modelo,  porque así lo hacen en la vida real.
  2. Naturaleza de los sectores, particularidades de cada uno y actores que los componen.
    • Funciones y servicios que brindan.
    • Sus necesidades, servicios que demandan.
    • Sus carencias, expectativas, anhelos.
    • Sus relaciones entre sí, con otros actores y hacia lo interno de ellos mismos.
  3. Identificación de líderes y actores claves.
  4. Mapa Visual.
    • A mí me gusta hacer un mapa de actores, sectores y sus relaciones para apreciar gráficamente mi Universo de usuarios y facilitar la visualización y detección de relaciones y vinculaciones entre ellos.

3. Definición de Proyectos Concretos

Definidos los objetivos, revisadas las experiencias y consultadas y conocidas las necesidades, expectativas y relaciones de los actores, podemos proceder a definir proyectos que vinculen nuestra misión, visión y objetivos con las necesidades de sus beneficiarios y las comunidades y sectores a los que pertenecen.

Una consideración interesante para los proyectos de redes educativas es que estos deben ser desarrollados en red, con la participación activa de los actores involucrados. No hay mejor oportunidad de reducir la resistencia al cambio, liderar con el ejemplo y de promover y demostrar los beneficios de una red, que en la implementación de la red misma.

  1. Definición de Unidades de Acción y Ejecución.
    • Cada proyecto o unidad dentro del gran proyecto, debe ser una unidad independiente, con objetivos, metas, acciones, actores (usuarios y beneficiarios), responsables de implementación y presupuesto concretos, pero claramente vinculado a los objetivos, misión, visión, etc. del proyecto en general y de sus otras unidades.
  2. Definición de Beneficios y Obstáculos.
    • Identificación y priorización de beneficios, oportunidades e impactos potenciales, tanto en forma global como para cada uno de los actores.
    • Identificación de debilidades, limitaciones, riesgos, amenazas, costos, dificultades, tanto en forma global como para cada uno de los actores.

4. Modelo Pedagógico-Tecnológico

Determinar la(s) metodología(s) de aprendizaje y la naturaleza e implementación de las herramientas, incluyendo los aspectos pedagógicos y de su interfaz, de acuerdo al perfil heterogéneo de los actores y sus habilidades para interactuar con los contenidos.

Partiendo del marco conceptual definido al inicio, podemos claramente aterrizar los lineamientos del modelo pedagógico a usar y especificar cómo se traduce en la elaboración y presentación de contenidos y diseño e implementación de herramientas.

  1. Consideraciones para el Contenido.
    • Estructura de unidades didácticas y de contenido
      (pueden/deberían aplicar también a los artículos y demás temas en el proyecto).
      • Formato: Si cada unidad cuenta con sus objetivos claros (para el docente y el estudiante) y le permite tener noción clara sobre lo que está aprendiendo y lo que deberá alcanzar al terminar la unidad. (eg. los syllabus tradicionales)
      • Actividades Complementarias: Si cada unidad debe llevar siempre actividades individuales, grupales, de investigación, de construcción complementarias, etc.;
      • Vinculación con el Currículo y Resto de Contenidos: Si cada unidad debe llevar siempre un preámbulo y/o un epílogo que la vincule con el resto de los contenidos o lo contextualice en el currículo; etc.
    • Lenguaje a emplear: Que motive y genere interés, que no promueva sesgos de género, de región geográfica ni de clase social, que no se extienda en largas exposiciones y que cuando sea necesario, las divida en unidades y subunidades claramente identificables y jerarquizadas.
    • Presentación y Medios: Recordar que cada individuo responde de forma distinta a los distintos medios. Algunos responderán mejor con textos escritos, otros con gráficos y conceptualizaciones visuales, otros con animaciones, otros con videos, otros con presentaciones mixtas textos y gráficos, otros con resúmenes conceptuales, etc. Debe tratarse de incluirse la mayor diversidad de medios para poder llegar mejor a todos ellos.
  2. Consideraciones para las Herramientas.
    • Que sean intuitivas.
    • Que promuevan la asociación de conceptos y el desarrollo de habilidades y destrezas planteadas por el modelo pedagógico seleccionado.
    • Que motiven su uso y mantengan el interés en seguir usándolas.
    • Que despierten la curiosidad, incentiven la investigación y promuevan la construcción de conceptos y actividades y acciones concretas.
    • Que estén vinculadas con los contenidos.
    • Que permitan alternativas de acceso y uso por los individuos con limitaciones y discapacidades.

5. Definición de Contenidos

Para cada parte del proyecto, conocer la naturaleza y alcance de los contenidos necesarios para satisfacer los objetivos definidos en el marco conceptual y las necesidades planteadas en el Universo de Usuarios.
  1. Areas de Contenidos.
  2. Fuentes de los Contenidos (responsables de los mismos).
  3. Vinculación de los Contenidos con el currículo.
  4. Vinculación de los Contenidos con los objetivos.
  5. Vinculación de los Contenidos entre sí.

6. Definición de Servicios y Herramientas

A partir del modelo pedagógico-tecnológico, los contenidos a tratar y los objetivos deseados en base a las necesidades de los actores y el marco conceptual, se pueden determinar y definir las herramientas necesarias para administrar los contenidos y permitir la creación de conocimiento, interacción de los actores y gestión del proceso educativo.

Las herramientas nunca deben ser introducidas en el sistema como "dadas" o predefinidas ni adaptar nuestra metodología, contenidos y programas para satisfacer las necesidades de las herramientas. Lo importante siempre deben ser nuestros procesos educativos y son las herramientas las que deben adaptarse a ellos.

  1. Servicios a brindar (por actores y sectores).
  2. Administradores (responsables) y usuarios (beneficiarios) de los servicios.
  3. Herramientas que implican, requieren o facilitarán los servicios.
  4. Vinculación de las Herramientas con los objetivos pedagógicos.
  5. Vinculación de las Herramientas con los contenidos.
  6. Vinculación de las Herramientas entre sí.

7. Definición de Plataforma

Definidas las herramientas y dimensionado el Universo de Usuarios, podemos desglosar entonces los equipos, redes, ambientes virtuales de aprendizaje, sistemas operativos y de contingencia necesarios.

La Plataforma es un vehículo para la tecnología y no debe ser tomada como "dada" ni definir la tecnología o herramientas a usar. Su definición debe depender de nuestras necesidades y herramientas así como de la noción no de adquirir simples equipos para el funcionamiento de los sistemas sino de implementar una "infoestructura" que brinde acceso a la tecnología y permita acceder, recopilar, divulgar y compartir información y construir "redes de conocimiento" que permitan producir, transferir y usar el conocimiento.

  1. Criterios de Selección.
    • Escalabilidad: Que garanticen capacidad de crecimiento y expansión.
    • Portabilidad: Que permitan la migración, replicación y traslado de contenidos y sistemas a otras plataformas en el futuro.
    • Interconectividad: Que puedan interactuar, conectarse y enviar y recibir informaciones con otros sistemas, aplicaciones y redes, tanto de la institución como de los actores vinculados.
  2. Software.
    • Sistema Operativo de los Sistemas Administrativos y Aplicaciones.
      • Microsoft, Unix, Linux, Mac, etc..
    • Sistema Operativo de los Usuarios Finales.
      • Debe procurarse que nuestro proyecto sea abierto y accesible desde la mayor cantidad de plataformas - Microsoft, Unix, Linux, Mac, dispositivos portátiles, etc..
    • Sistemas de Seguridad, monitoreo y control de uso y acceso.
    • Ambiente Virtual de Aprendizaje
      • Plataforma de software que soporta las herramientas y contenidos definidos. Puede ser un sólo producto de software con múltiples módulos o múltiples productos que se integren e interactúen entre sí.
  3. Hardware.
    Infraestructura de servidores y equipos de redes para aplicaciones y contenidos, favoreciéndose la separación por funcionalidad y la redundancia si el presupuesto lo permite.
    • Servidores de aplicaciones.
    • Servidores de datos.
    • Servidores y dispositivos para respaldo de datos y aplicaciones (backup).
    • Servidores y dispositivos para interconexión a la red (acceso a/desde Internet, balanceo de carga, seguridad de redes, interconexión con red interna y sistemas de la institución, etc.).
  4. Infraestructura de soporte.
    • Sistemas de regulación y continuidad de energía eléctrica.
    • Sistemas de ventilación.
    • Sistemas contra incendio.
    • Adecuación contra inundación, filtraciones, etc.

8. Definición de Metodologías de Evaluación

La Tecnología de la Información y sus herramientas evolucionan rápidamente y aún nos encontramos en fase experimental en la mayoría de sus aplicaciones. En adición, cada estudiante y grupo de actores posee características únicas que determinarán su reacción e interacción con la tecnología.

Es por eso que debemos definir y llevar a cabo procesos periódicos de evaluación del impacto, uso y relevancia de las herramientas y metodologías implementadas, al menos una vez al año y preferiblemente cada tres meses para poder tomar medidas correctivas e ir adecuando las iniciativas para que tengan una mayor eficiencia y efectividad.

La evaluación debe iniciar casi paralela con la implementación del proyecto y no esperar a que esté implementado en su totalidad. La implementación del proyecto debe hacerse en fases o etapas e incluir pilotos que permitan su evaluación y la incorporación de los resultados de la evaluación en el proceso mismo de implementación.

  1. Metodología(s) de Evaluación y Retroalimentación.
  2. Criterios de Evaluación, parámetros de medición.
  3. Fuentes de los parámetros y mecanismos o herramientas de recolección.
  4. Periodicidad de la evaluación.
  5. Metodología para incorporar los resultados de la evaluación

9. Definición del Proceso de Implementación

  1. Pilotos, Fases y Plazos de Implementación.
    • Vinculación al Ciclo Académico: En el caso de la educación, los plazos y las etapas deben vincularse a los ciclos académicos de las instituciones y los actores para garantizar su participación continua e interés y motivación. Si iniciamos los proyectos y creamos expectativas entre sus usuarios, pero sus beneficios no están a tiempo para ser aprovechados por los actores, estos se desencantarán y perderán interés, haciendo aún más difícil el proceso de motivación y de minimizar la resistencia al cambio.
    • Definición de Pilotos: Tanto para los contenidos, las herramientas, como para su presentación ante los usuarios, deben definirse pilotos que permitan detectar fallas, deficiencias y oportunidades de mejoría antes de que su corrección sea muy costosa o su impacto negativo sea significativo.
  2. Evaluación de la Implementación.
    • Los plazos de implementación deben contar con evaluaciones periódicas que permitan detectar a tiempo problemas, debilidades y limitaciones e iniciar procesos formales para su corrección a tiempo. Algunos desarrolladores no ven con buenos ojos la introducción de cambios en el proyecto una vez iniciado el proceso de implementación, argumentando que introducirá retrasos e impactará el resto del proyecto.
    • Es por ello que debe definirse un protocolo formal (así como recursos y equipos de trabajo) para la revisión, corrección y adaptación de herramientas y sistemas en la fase de implementación sin que se produzca un impacto negativo significativo en la ejecución global del proyecto.
    • En ciertos casos se recomienda un equipo de trabajo paralelo al de desarrollo para la incorporación de los resultados de la evaluación a las fases semi-completadas del proyecto y su adecuación para no detener el avance del cronograma central de implementación.
  3. Definición de Plan contra la Resistencia al Cambio.
    • Plan de participación de actores y sectores.
      • Plan de trabajo con líderes y actores claves.
      • Plan de relación con iniciativas existentes.
    • Plan de concientización y difusión.
  4. Plan de capacitación.
    • Plan de Capacitación de Multiplicadores.
    • Definición de materiales de capacitación.
    • Cobertura geográfica, sectorial y consideraciones logísticas.
  5. Unidades de Ejecución.
    • Recursos Humanos.
      • Definición de perfiles de grupos de trabajo, líderes y responsables de las distintas secciones y servicios del proyecto, e identificación de quiénes cumplen con esos perfiles.
    • Definición de Responsabilidades.
      • Delimitación clara de responsabilidades de acción, recursos y participación con conocimiento de las relaciones y dependencias entre el trabajo de las distintas unidades. Prever cómo el incumplimiento de una unidad puede afectar el resto y cómo podrá detectarse eso a tiempo, etc.

10. Administración y Operación

  1. Vinculación con el Resto de la Institución y el Sector.
    • Incorporación del Proyecto dentro de los sistemas, mecanismos, actividades, programas, etc. tradicionales de la institución y del sector, así como participación de los actores de estos en el mismo.
  2. Presupuesto de Administración y Operación.
    • Definición clara de costos de operación y mantenimiento.
  3. Unidades de Ejecución.
    • Recursos Humanos.
      • Definición de perfiles de grupos de trabajo, líderes y responsables de las distintas secciones y servicios del proyecto, e identificación de quiénes cumplen con esos perfiles.
      • Capacitación continuada que garantice la actualización y expansión de los conocimientos y habilidades del personal.
    • Definición de Responsabilidades.
      • Delimitación clara de responsabilidades de acción, recursos y participación con conocimiento de las relaciones y dependencias entre el trabajo de las distintas unidades. Prever cómo el incumplimiento de una unidad puede afectar el resto y cómo podrá detectarse eso a tiempo, etc.

11. Definición de Ciclos de Renovación y Actualización

Al definir el presupuesto y los costos de un proyecto, debemos considerar el costo de su mantenimiento, actualización y renovación, para no encontrarnos en una situación de limitaciones operativas e imposibilidad de alcanzar los objetivos en el corto plazo y obsolescencia en el mediano plazo.

Debe hacerse un análisis exhaustivo que permita detectar y prever costos ocultos y costos futuros del proyecto e integrarlos en el presupuesto.

Así mismo deben definirse escenarios cambiantes del entorno y el impacto de dichos cambios para elaborar de antemano planes de contingencia, con costo definido, que permitan lidiar con ellos y evitar que pongan en peligro la consecución de los objetivos del proyecto.

Si bien cada proyecto es único y la infraestructura y tecnologías poseen sus características particulares, se recomienda proyectar un costo de mantenimiento, renovación y actualización anual que ronde por el 25% al 35% del costo inicial del proyecto.

Un buen ejercicio, para evaluar y ver si se justifica la inversión, es estimar los costos totales del proyecto a 3 y 5 años y los beneficios esperados. No vale la pena proyectar más allá ya que la tecnología generalmente supera nuestras expectativas y cambia los entornos, herramientas y paradigmas en formas que hoy no podemos imaginar en plazos tan reducidos como 5 años. Por ello, debe tenerse en cuenta que los proyectos de tecnología, a menos que cuenten con una buena estrategia de renovación y actualización, y aún implementándola, deben renovarse por completo al menos cada 3 años y máximo cada 5.

  1. Renovación y Actualización de Infraestructura de Hardware.
    • Presupuesto y Calendario.
  2. Renovación y Actualización de Infraestructura de Software.
    • Presupuesto y Calendario.
  3. Renovación de Infraestructura de Soporte.
    • Presupuesto y Calendario.

12. Implementación

Definidos todos los elementos anteriores, procedemos a elaborar el proyecto de acuerdo a los plazos definidos y con procesos de evaluación a lo largo de la implementación para facilitar la detección a tiempo de problemas, debilidades y limitaciones, como definimos en el punto 9.

13. Capacitación y Concientización

Contacto directo, información y formación de los actores involucrados, tanto de los estudiantes como de los educadores como del personal administrativo e incluso de los padres y demás actores relacionados.

14. Evaluación Constante

No basta con poner el proyecto en marcha. Una cosa es lo que supusimos o planeamos y otra distinta lo que ocurre en la realidad y cómo responden los actores al proyecto.

Siguiendo los protocolos definidos en el punto 8, no debe descuidarse la evaluación periódica y la medición de la aceptación, uso e impacto (con beneficios concretos) de los proyectos para los actores, así como la detección de fallas y limitaciones.

Pero la evaluación debe también servir para documentar mejores prácticas, fortalezas y experiencias exitosas que podemos compartir con los demás actores y usar para aprender y mejorar otros procesos e iniciativas.

15. Renovación, Actualización y Mejoramiento

Los proyectos de tecnología deben mantenerse dinámicos y abiertos, en ciclos permanentes de renovación y actualización como se define en el punto 11.

En adición, y vinculados a dichos ciclos, se deben poner en marcha procesos para la corrección y mejoramiento de las conclusiones de las a partir de las evaluaciones periódicas del punto 14.

Autor: Carlos Miranda Levy (carlos@educar.org)

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